Réduction des coûts des processus grâce à l'approvisionnement en ligne 

Comment un constructeur automobile majeur a réduit ses coûts de processus grâce à la solution d'approvisionnement en ligne de RS...

Les équipes d'approvisionnement et les ingénieurs doivent relever une série de défis pour l'entretien, la réparation et le fonctionnement des machines et des installations de leur entreprise. La chaîne d'approvisionnement des matières indirectes est complexe en raison du nombre de partenaires impliqués, de sa fragmentation et du grand nombre de produits répartis en plusieurs catégories. En outre, la direction générale exerce une pression constante pour réduire les coûts. 

En tant que l'un des plus grands fournisseurs industriels, RS est dans une position unique pour comprendre les besoins complexes de ses clients et pour aider ces entreprises à rationaliser leurs processus et à réaliser des économies. 

Les entreprises doivent comprendre que les coûts indirects des processus d'approvisionnement peuvent être deux fois plus élevés que le prix d'achat des produits. Ainsi, si votre organisation dépense 100 000 dollars pour l'achat de produits au cours d'une année, vous dépenserez 200 000 dollars supplémentaires en frais de traitement ou « coûts indirects ». 

Le défi 

Voici un exemple qui illustre la façon dont RS a travaillé avec une entreprise pour améliorer son processus d'approvisionnement indirect, un des premiers constructeurs automobiles de la planète. Ce groupe, qui comptait RS parmi ses fournisseurs-clés de produits MRO, passait de grands volumes de commandes de faible valeur transactionnelle, et ce, à partir de plusieurs départements dans l'entreprise. Tous les autres produits devaient faire l'objet d'un processus de demande manuel et être saisis manuellement dans leur système ERP local (Enterprise Resource Planning, planification des ressources de l'entreprise). 

Cela doublait le travail du service des achats et, résultat des courses, les temps de traitement (et les coûts y associés) de chaque commande étaient élevés, car il fallait pour chaque commande passée en dehors du système d'approvisionnement en ligne de l'entreprise créer un bon de commande interne et l'ajouter dans le système. Compte tenu du nombre de transactions impliquées dans une organisation de cette taille, la charge de travail des équipes chargées des achats s'en est trouvée considérablement alourdie. 

Il est donc très utile de réduire les coûts de traitement plutôt que de se concentrer uniquement sur le prix d'achat. 

Sans compter que ce client voulait avoir une idée plus claire de ses dépenses indirectes auprès des fournisseurs-clés chez qui il s'approvisionnait régulièrement afin de mieux identifier les possibilités d'économies de coûts et de gains d'efficacité. L'entreprise souhaitait donc intégrer ces systèmes dans son système d'approvisionnement en ligne. 

La solution 

RS a été choisi par ce constructeur automobile pour faire partie d'une première sélection de fournisseurs à intégrer. Cela s'expliquait par l'étendue de la gamme de produits de RS, qui lui permettait de couvrir tous les besoins du client en matière de catégories de produits, ainsi que par l'expérience technique de RS en matière de mise en œuvre de l'approvisionnement en ligne. 

Pour minimiser la gêne pour les ingénieurs et maintenir l'accès aux produits, aux données techniques, aux images et à la disponibilité des stocks, une fonctionnalité appelée PunchOut a été utilisée. Elle assure une connexion sécurisée avec le site Web de RS depuis le module d'e-procurement du client. En utilisant PunchOut, les utilisateurs finals de notre constructeur automobile peuvent créer un bon de commande (PO) dans leur propre système, accéder au site Web de RS et remplir un panier de produits, qui est ensuite ramené dans le système du client. Lorsque les détails du panier sont reçus, le bon de commande est automatiquement rempli avec tous les détails dont le client a besoin, prêt à être envoyé (via les approbations internes) directement à RS pour traitement. 

Le résultat 

Ce nouveau processus simplifié a considérablement réduit le temps de traitement des commandes passées, tout en maintenant l'autonomie des utilisateurs finals qui peuvent effectuer eux-mêmes les achats. L'équipe chargée des approvisionnements et les utilisateurs finaux peuvent ainsi se consacrer à des activités à valeur ajoutée dans leurs rôles respectifs. 

Le total des coûts accessoires du process a été réduit de 261 000 à 165 812 dollars, soit une économie d'un peu plus de 95 000 dollars. Cela a été rendu possible par une réduction du temps de traitement des commandes, qui est passé d'une moyenne de 89 minutes à tout juste 56 minutes. Plus précisément, 7 minutes à peine pour créer une commande (moitié moins qu'avec le processus papier précédent), 6 minutes pour qu'elle soit autorisée (là encore moitié moins qu'avant) et 11 minutes de moins supplémentaire par rapport au processus antérieur puisqu'il n'est plus nécessaire de confirmer le prix/la disponibilité des produits vu que ces informations sont accessibles instantanément. En outre, il n'est plus nécessaire de payer des factures individuelles chaque mois, RS fournit un récapitulatif mensuel unique des factures. 

De plus, utiliser un système intégré donne au client plus de visibilité sur ses dépenses directes. Toutes les données relatives à des milliers d'achats étant rassemblées dans un seul système, il est désormais possible d'analyser ces informations pour aider le client à évaluer ses performances et à améliorer sa stratégie d'approvisionnement indirect à l'avenir. 

L'intégration proprement dite a été réalisée conjointement par des experts techniques des deux parties, un spécialiste du commerce électronique de RS ayant supervisé le processus du début à la fin. 

Compte tenu du grand nombre de variables impliquées dans la configuration, les équipes ont cartographié le processus actuel du client pour vérifier que le nouveau processus s'y rapproche le plus possible pour atteindre le résultat désiré et assurer que toutes les données d'approvisionnement requises soient capturées dans un unique système. Après des tests rigoureux, le système final a été mis en service et RS a continué à surveiller la connexion pendant le premier mois avant que le projet ne soit clôturé comme une intégration réussie. 

Enfin, les données du système d'e-procurement peuvent être utilisées par le client pour mieux contrôler ses stocks. Sachant exactement ce que l'entreprise achète permet de créer un profil de stocks sur la base de la consommation réelle. Cela signifie que le client ne doit conserver que le stock qu'il utilise réellement (en particulier pour faire face à une maintenance imprévue), tandis que les articles coûteux qui ne sont pas utilisés régulièrement peuvent être commandés au fur et à mesure des besoins en utilisant la gamme d'options de livraison de RS.